Veteranpoolen förändrar vardagen för HSB

Det började som en tillfällig lösning på ett bemanningsproblem. Det slutade med kunskapsöverföring, klockren flexibilitet och en kollega som landade direkt. Områdeschef Lina Lindgren berättar om hur Veteranpoolen förändrade vardagen och varför hon inte tvekar att rekommendera andra att göra samma sak.

Vill ditt företag ha hjälp? Kontakta oss så hittar vi en lösning tillsammans.

Det är fredag förmiddag och Lina Lindgren jobbar hemifrån Haninge. Rösten är lite hes, halsen har tagit stryk av veckans förkylning, men humöret är på topp. Det märks snabbt i samtalet att hon trivs med sitt jobb, och att karriären på HSB gått fortare än hon själv hade kunnat föreställa sig.

– Jag började som fastighetsskötare för snart fem år sedan. Sen klev jag upp som biträdande serviceledare, sedan serviceledare. Och nu områdeschef. Allt har gått ganska fort, minst sagt, säger hon med ett litet skratt.

Idag är Lina områdeschef på HSB i Haninge. En roll hon fick formellt vid årsskiftet efter att ha varit tillförordnad sedan i höstas. Med det yttersta personal-, kontrakts- och ekonomiansvaret för HSB:s bostadsrättsföreningar i Haninge är bredden i uppdraget stor. Alltifrån att upprätthålla avtal och hantera omförhandlingar, till att informera medarbetare om verksamhetsbeslut och se till att avdelningen går runt ekonomiskt.

Att Lina själv har stått i trapphusen med skruvdragaren och ronderat fastigheter ser hon som en av sina absolut största tillgångar i chefsrollen. Hon minns ett samtal med sin dåvarande chefschef som frågade var hon såg sig själv i framtiden och nämnde chefsrollen.

– Jag sa att jo, om några år kanske, men jag vill inte vara chef över den grupp jag själv sitter och dricker kaffe med. Och sen gick det något år och nu sitter jag här i alla fall, säger hon och ler. Men jag ser det nu som en styrka att jag känner de här personerna. Jag vet hur man pratar med dem. Det landade rätt ändå.

Den operativa bakgrunden ger henne en förståelse som går åt båda hållen. Hon vet vad jobbet kräver, men hon vet också var marginalerna finns.

– Jag vet att fastighetsskötaryrket generellt är väldigt fritt. Det är det som är det fina med det.

Kunskapsmässigt gör det också skillnad i vardagen.

– Det underlättar enormt att faktiskt veta vad man pratar om när man sitter och gör ett fastighetsskötselavtal. Jag säger inte att man inte vet ändå om man inte har den bakgrunden, men jag ser det som en stor fördel i min roll att varit ute på fältet.

Behovet av extern hjälp uppstod när teamet plötsligt fick ett längre personalbortfall.

– Vi har alltid lite luft under vingarna vid kortare ledigheter. Då kan man stötta upp för varandra, förklarar Lina. Men blir det längre bortfall, ja, då behöver man ha in en person.

Sårbarheten blev ännu tydligare när vardagens vanliga risker adderades ovanpå.

– Om vi dessutom får en som behöver vabba och en annan som blir sjuk, då blir det kämpigt.

Tanken växte att samma sårbarhet uppstod under planerade ledigheter som jul och sommar, perioder som egentligen borde kunna förutses och bemannas bättre.

– Det var inte bara vid oplanerade bortfall. Vi blir sårbara under längre ledigheter också. Det var där tanken växte att vi verkligen behöver avlastning.

Det var Linas företrädare som drog i de första trådarna med Veteranpoolen. Och redan från start märkte hon en skillnad jämfört med vad hon hade förväntat sig.

Lina erkänner att hon hade en viss tveksamhet inledningsvis, inte mot Veteranpoolen specifikt, utan mot själva principen att ta in extern hjälp.

– Ibland tänker man att det kostar mer än vad det mättar i tid. Att man ska behöva vägleda och förklara allting. Den tanken slog mig också, för jag visste ju inte hur det skulle bli.

Men verkligheten visade sig vara en helt annan.

– Här var det inte så. Jag har knappt behövt ge mer än en karta, känns det som. Och sen har de förstått vad de ska göra. Det tog inte mycket tid och energi från mig. Mer att ge ett underlag och hjälpa personen komma igång.

“Hon är så lätt att få tag på och det bara löser sig”

Det handlade framförallt om att förklara hur HSB arbetar, ge tillgång till nycklar och peka ut vilka föreningar som behövde hjälp med de så kallade avtalsbundna arbetena med ronderingar och löpande tillsyn.

– Vi bestämde att fokus skulle ligga på ronderingen. Det är där vi behöver mest avlastning och det är där vi annars tvingas prioritera bort saker. Så det kändes som helt rätt prioritering.

I samtalet återkommer Lina gång på gång till Marie-Louise, hennes kontakt på Veteranpoolen. Det är tydligt att relationen mellan dem har blivit en viktig pusselbit i varför samarbetet fungerar så smidigt.

– Marie-Louise är klockren. Hon är så lätt att få tag på och det bara löser sig, säger Lina med eftertryck.

Och flexibiliteten har satts på prov mer än en gång.

– Det har hänt att jag har ringt en torsdag och sagt: Marie-Louise, jag behöver någon till måndag-tisdag nästa vecka, kan ni lösa det? Och svaret har varit: "Ja, han kommer klockan åtta på måndag." Tack, vad bra.

Hon gör en liten paus.

– Den flexibiliteten har, i vårt yrke, varit helt fantastisk. Vi kan ju inte planera hur många som blir sjuka eller behöva vabba.

Under samarbetets gång har HSB haft tre-fyra olika medarbetare från Veteranpoolen. Lina medger att den första reaktionen vid byte alltid är densamma.

– Man tänker "men gud, ska vi byta nu?" Man har ju etablerat en kontakt och gärna vill ha samma person.

Men varje gång har oron visat sig obefogad.

– Jag har sagt till Marie-Louise att trots att man gärna vill ha samma, så har det funkat klockrent varje gång vi bytt. Det säger ganska mycket, tycker jag.

Det som genomsyrar alla från Veteranpoolen, menar Lina, är en gemensam inställning.

– Alla de här herrarna har sagt att de tycker det är skönt att få det sociala. Att ha en arbetsplats att gå till. Och sen gör de ett jättebra jobb också. Det är den kombinationen.

Det som kanske överraskat Lina allra mest är den kompetensnivå som Veteranpoolens medarbetare har fört med sig. Den senaste, Thomas, kom själv från fastighetsbranschen och det märktes omedelbart.

– Han kunde lära ut saker till mina lite mer nyanställda medarbetare. Så det blev ju inte bara avlastning, utan en kunskapsförstärkning, säger Lina.

– Här fick vi en fullfjädrad fastighetsskötare, bara att han var lite äldre. Han hade viljan att arbeta, arbetsmoralen, och kunskapen på det. Det var som att få en kollega, inte en vikarie.

På frågan om vad hon skulle säga till andra inom fastighetsförvaltning som funderar på att ta hjälp av Veteranpoolen behöver Lina inte tänka länge.

– Gör det bara, säger hon och skrattar till. Nej, men allvarligt, boka dem. Våga använda Veteranpoolen.

Hon återkommer till den initiala tveksamheten som hon själv kände.

– Man tänker ibland att det ska kosta mer i tid än vad man får tillbaka, att man ska behöva vägleda hela tiden. Men det stämmer inte. Ge ett underlag, lita på personerna, de löser det.